Firma digitale: chi ha l’obbligo di averla e perché

Nell’epoca contemporanea, con l’avanzamento progressivo della tecnologia, è in atto la digitalizzazione. Si tratta di un passaggio essenziale poiché declinato in qualunque sfera della vita, da quella sociale all’economia, toccando da vicino tutti i settori inclusi in quest’ultima. Sempre più spesso capita che nella quotidianità si debbano gestire delle transazioni online e dei documenti delicati, e bisogna farlo con una certa sicurezza garantendone integrità. La firma digitale da questo punto di vista rappresenta un modo legale per riuscire ad autenticare i documenti elettronici, tanto da essere diventata obbligatoria in numerosi casi.

Ad ogni modo, anche i soggetti che non sono tenuti a essere in possesso di una firma digitale potrebbero avere bisogno di questo strumento in alcune circostanze; al riguardo suggeriamo di consultare il sito letterasenzabusta.com, tra i più autorevoli in materia, in cui viene spiegato come si può fare la firma digitale gratis, soluzione ideale per chi – pur non avendo l’obbligo di averla – si trova a doverla utilizzare. Negli ultimi anni di fatto si sta parlando tantissimo della firma digitale, ma non tutti ne conoscono le funzionalità, i vantaggi nonché le normative ad essa legate. Allo scopo di approfondire: ecco chi ha l’obbligo di avere la firma digitale e perché.

Quando si ha l’obbligo di avere la firma digitale? 

Come anticipato, la firma digitale ha la funzione di convalidare i documenti elettronici di aziende, ditte individuali e liberi professionisti. Il cittadino privato non è obbligato a possederla, anche se comporta numerosi vantaggi grazie i quali po’ tutti stanno optando per rendere operante la firma digitale. Ma quando se ne ha effettivamente l’obbligo di attivazione? Seguendo quella che è la normativa italiana, si possono osservare i casi nei quali è richiesta la firma digitale.

In primo luogo, è necessaria nel momento in cui devono essere emesse delle fatture elettroniche per un ente pubblico, e bisogna assicurarsi che il formato sia in .xml. La seconda casistica è quella dell’iscrizione al Registro delle imprese; ma la firma digitale è obbligatoria persino per la redazione dei bilanci e degli atti societari. Quando si devono portare avanti alcune procedure burocratiche, come ad esempio la partecipazione ai concorsi pubblici o l’avanzamento di una richiesta di finanziamento, ma anche per completare dei procedimenti fiscali come l’iscrizione al Registro dei Revisori Contabili.

I cittadini non hanno l’obbligo di attivare la firma digitale 

I casi sopracitati sono relativi per la maggior parte alle aziende e alla sfera finanziaria in generale, dunque i privati cittadini non hanno l’obbligo di attivare la firma digitale. Tuttavia, negli ultimi anni un numero in costante crescita di persone sta decidendo di avvalersene per i molteplici vantaggi che comporta. Infatti, bisogna essere consapevoli che il servizio della firma digitale semplifica e velocizza numerose procedure, le quali invece solitamente richiedono un abbondante investimento di tempo e risorse. Essendo la firma digitale un autografo personale dal valore legale, permette a qualunque privato di sottoscrivere un contratto senza dover per forza recarsi all’ufficio di riferimento. Ciò comporta un risparmio di tempo notevole, in quanto dirigersi in ufficio e attendere il proprio turno per firmare il contratto può richiedere diverse ore in una giornata.

Lo stesso dicasi per la spedizione di documenti importanti tramite la raccomandata postale, per cui ci si sposta dalla propria abitazione fino alle poste più vicine, facendo la fila per poi aspettare che il documento arrivi a destinazione. Tali disturbi vengono raggirati con la semplice firma digitale, con la quale è concretamente possibile inviare degli atti siglati – dal valore legale – direttamente dal computer. I privati cittadini inizialmente erano frenati nell’attivazione della firma digitale a causa dei suoi costi: questo servizio costava, e tutt’ora costa in alcuni casi, almeno 50 euro, con tanto di rinnovo dopo 3 anni a circa 20 euro. Per fortuna, oggigiorno ci si può affidare a portali online come quello indicato all’inizio dell’articolo, grazie a cui l’attivazione è gratuita.